StarCities EBDYS

Yönetici profilindeki kullanıcıların kullandığı elektronik belge yönetim modülüdür. Belge oluşturma, e-onay, e-imza, mobil imza, havale ve Standart Dosya Planı’na uygun saklama süreçlerini kapsar.

Genel kullanıcıların erişiminde olan doküman yönetim modülüdür. Günlük belge işlemleri ve arama süreçleri bu program üzerinden yürütülür.

Yönetici profilindeki kullanıcıların kullandığı sistem ayarları modülüdür. Yetki, yapılandırma ve sistem parametreleri bu program üzerinden yönetilir.

Klasörlerde yer alan belgeler arşiv aktarma işlevi ile Arşiv Modülüne aktarılır ve tasfiye türüne göre arşivlenir.

Modüllerde veri girişi yapılan tüm alanlardan arama yapılabilir ve metadata ekranı kullanıcının belirlediği şekilde düzenlenebilir. İşlemler için önemli alanlar doldurulmadan herhangi bir kayıt yapılamaz ve bir sonraki aşamaya geçilemez. Şu ana kadar kullanıcı fonksiyonelliğini engelleyecek herhangi bir sınırlama ile karşılaşılmamıştır. Kullanıcılar sisteme StarCities’te oluşturulmuş tek ve benzersiz kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilmekte ve ancak modüllerde verilen yetkiler doğrultusunda erişim ve kullanım hakkına sahip olabilmektedir. İhlaller ve riskler ile ilgili bilgiler için StarCities Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi Güvenlik Hedefi V.01’e bakılabilir.

Kurum dışından gelen basılı materyaller dijitalleştirilerek, elektronik belgeler yükleme işlevi ve modüle entegre olan KEP ile metadata alanları doldurularak kaydedilir. Kurum içi yazışmalarda ise modül içinde yer alan WORD uygulaması ya da yazı hazırlama editörü kullanılarak elektronik doküman hazırlanır ve e-onay, e-imza ve mobil imza kullanılarak elektronik belgenin kayıt işlemi tamamlanır.

Hazırlanan dokümanların imza süreci, imza hiyerarşisine göre, dokümanlarda yer alan kişilere imzaya sunulur. Son imzacı tarafından imza atıldığında doküman sayı ve tarih alır. Kayıt altına alınan belgeler havale işlevi ile ilgili personele ve birime havale edilerek kaydın iletimi sağlanır. Modülde üretilen belgeler basılı olarak iletimi sağlanabildiği gibi elektronik olarak da KEP ve e-posta ile kurum dışına sevk edilir.

Modülde üretilen veya kaydedilen her belge, kayıt işleminde seçilen Standart Dosya Planı kodlarına uygun olarak hazırlanmış klasörlerde saklanır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından düzenlenen Standart Dosya Planına uygun olarak hazırlanmış, saklama süreleri belirlenmiş ve provenansa göre tasarlanmış tasnif planı bulunmaktadır. Klasörlerde yer alan belgeler arşiv aktarma işlevi ile Arşiv Modülüne aktarılır. Tasfiye türüne göre arşivlenir.

Modüllerde kullanıcı arayüzlerinde yapılacak hataları asgari düzeye indirebilmek için temel metadata alanları belirlenmiş ve bu alanlara veri girişi yapılmadığı sürece kayıt yapılması engellenmiştir. Sistem içerisinde atlanan her adımda oto kontrol ile kullanıcıya uyarı mesajı ile bilgilendirme ve işlem akışı için yönlendirme yapılmaktadır. İşlemlerle ilgili yetkiler her kullanıcı için ayrı ayrı yapılmaktadır. Örnek olarak; sayısal veri alanlarına tekst karakter giriş yapılması engellenmektedir. Cep telefonu, tarih, e-posta adresi vb. alanlara kontrol maskesi uygulanmaktadır. Belge yaşam döngüsü içinde işlem sırası takip edilmekte olup bir önceki süreci etkileyecek herhangi bir işleme izin verilmemektedir. Bu kapsamda hazırlanan belgeler gönderici ve alıcı tarafından değiştirilememektedir.

StarCities EBDYS yazılımı kullanıcıların yaptıkları tüm işlemleri database üzerinde saklamaktadır. Hangi kullanıcı, hangi IP üzerinden, hangi gün, hangi saat, hangi dakika ve ne işlem yaptığı bilgileri kayıt altına alınmaktadır. Kullanıcı adı ve şifre kişiye özel olduğu için yapılan işlemlerin o kullanıcı tarafından yapıldığı kesinlik ifade etmektedir. Yapılan tüm işlemler loglanır ve böylelikle işlemler gizlilik, bütünlük ve kanıt özelliklerini taşır.

StarCities EBDYS yazılımında kurumun yedekleme politikasına göre yedekleme scriptleri ayarlanır. Kurumun yedekleme (backup), cluster ve replikasyon yapısı var ise; günlük, haftalık ve aylık olarak yedekleme senaryoları ayarlanır. StarCities EBDYS yazılımı kurumlar tarafından kurulup yüklenecek bir yazılım değildir. Kurulum firmamız tarafından yapılıp teslim edilir. Müşteri memnuniyeti ve modül kullanımında güvenilirlik amacıyla müşteri ziyaretleri, eğitim programları ve telefon, e-posta ve faks ile destek çalışmaları yapılmaktadır.

Kullanıcılar ilgili arayüzlerine menüler aracılığıyla erişim sağlamaktadırlar. Genel kullanıcı ve yönetici kullanıcı olarak iki temel kullanıcı profili vardır. StarCities Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve StarCities Sistem Ayarları Programı, yönetici profilindeki kullanıcıların kullandığı modüllerdir. StarCities Doküman Yönetim Sistemi ise genel kullanıcıların erişiminde olan modüldür. Otomasyon sistemi web tabanlıdır ve sadece “Explorer” tarayıcısı ile çalışmaktadır. Açılan pencereler “Explorer” penceresi olduğundan pencere kapatıldığında sistemden de çıkılmış olunmaktadır. Modüllerde “Explorer”da kullanılan fonksiyon tuşları kullanılabilmektedir. Doldurulması gereken zorunlu metadata alanları doldurulmadığı takdirde modülde hata mesajları ile kullanıcı bilgilendirilmekte ve bir sonraki aşamaya geçmesi engellenmektedir. Ayrıca modüller içinde ana ekranda genel kullanıcılar için gerekli yardım sayfası bulunmaktadır. Yardım sayfasında kullanım kılavuzu yer almaktadır.

Yazılım paket olarak hazırlanmakta ve istenilen değişiklikler modülün genelinde yapılmaktadır. Dolayısıyla kullanıcı yazılımı kişiselleştiremez. Kullanıcı eğer isterse kendi veri giriş ekranını düzenleyebilir. Modül aktif hale getirilmeden önce “ön hazırlık” çalışması yapılmaktadır. Bu çalışma ile modülün verimli çalışabilmesi için gerekli teknik gereksinimler belirlenir. Bununla birlikte modül kullanımı ile ilgili eğitimler düzenlenir.

Modüllerde herhangi bir son kullanım zamanı yoktur. Kopyalanmaya karşı ID kontrolü vardır. Ayrıca engelli kullanıcılar için “title” uygulaması vardır. Kamu yazılımı olması sebebiyle tek dil Türkçedir. Yazılım üzerine boyutu 50 MB ve üzeri olan dosyaların yüklenmesi program tarafında engellenmiştir. Talep halinde bu artırılabilmektedir. Yüksek dosya boyutları, elektronik imzadan kayıtlı elektronik posta (KEP) gönderimine kadar birçok konuda sorun çıkarmaktadır. (KEP gönderilerinin KEP sisteminden geçen büyüklüğü, en fazla 25MB olabilmektedir.) Dosyaların türleri TIFF, JPG, BMP, PDF, PDF/1A, WORD, EXCEL, MP4, MP2, MOV, AVI, WAV, MPG, MKV ve FLV olabilir. Bir dosyadaki azami kayıt sayısı ve dosya türleri kodlama ile belirlenmektedir. Azami arama kriter sayısı sınırlaması bulunmamakla birlikte asgari arama kriteri 1 (bir) dir.

Sistem konfigürasyonları aşağıda yer alan tablolarda belirtilmiştir.

Sistemi yoran ve ağırlaştıran durum veya hatalar loglanmakta ve bu loglar periyodik olarak tarafımızdan incelenmektedir.

Programlar web tabanlı uygulamalardır. Dolayısıyla internet bağlantısı ve gerekli yetkiler tanımlandığında istenilen yerden erişim sağlanabilmektedir. Taşınabilirlik ile ilgili gerekli yazılım ve donanım bilgileri Verimlilik başlığı altında ifade edilmiştir.

Modüllerimiz için TS 13298:2015 standardının fonksiyonel gereksinimlerini sağlamaktadır.

Modül geliştirilmesinde yararlanılan kaynaklar:

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu
• Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• Standart Dosya Planı ile ilgili 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi
• Elektronik Belge Standartları ile ilgili 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi
• e-Yazışma Teknik Rehberi Sürüm 1.3